笠間市議会 2023-03-13 令和 ５年第 １回定例会－03月13日-03号
◎都市建設部長（関根主税君） 今後どのような対策を考えているかとの御質問でございますが、現在、不動産登記簿が適切に管理がなされていない、更新がなされていないため、所有者が直ちに判明しない、または判明しても連絡がつかないなどの理由や、さらに住民票の除票や戸籍の除附票の保存期間が令和元年６月以前は５年間と短く、戸籍調査も含めて煩雑化となり、時間と労力を要し、相続未登記不動産となってしまう案件が全国的に発生
◎都市建設部長（関根主税君） 今後どのような対策を考えているかとの御質問でございますが、現在、不動産登記簿が適切に管理がなされていない、更新がなされていないため、所有者が直ちに判明しない、または判明しても連絡がつかないなどの理由や、さらに住民票の除票や戸籍の除附票の保存期間が令和元年６月以前は５年間と短く、戸籍調査も含めて煩雑化となり、時間と労力を要し、相続未登記不動産となってしまう案件が全国的に発生
また、文書の保存期間につきましては、担当者や年度によって変わるものではなく、普遍的な基準として設定しており、法令によりその文書の保存期間が定められているもののほか、文書管理規程において文書の内容や性質に応じて設定しております。
調査につきましては、文書保存期間であります５年６か月間を遡りまして、書類を再度精査し、職員一人一人に係る未支給額を、第８条及び第１１条それぞれに分け算出をいたしました。
本来であれば条例にのっとって職員に支給すべきである第８条の夜間特殊業務に従事する職員手当、また第１１条の消防業務に従事する職員の特殊勤務手当のうち、消防車両等の緊急走行運転業務に従事する職員手当でございますが、文書保存期間である５年を遡り調査した結果、少なくとも直近５年間は現在の運用がなされておりました。
◎市民生活部長（増山智一君） 防犯カメラの稼働状況ですが、結城市防犯カメラの設置及び運用に関する要項に基づきまして、稼働時間２４時間で、画像の保存期間は１４日間でございます。 犯罪取り締まりに対する効果として、顔や服装、所有物などの特徴や行動範囲などから犯人の特定につながることで、犯罪捜査等の資料や証拠として活用され、犯人検挙につながっていると警察からは報告を受けております。
生理用品は通常、製造から約３年間の品質保証があるところ、市の防災備蓄倉庫の備蓄品につきましては、特殊な保存パッケージにより10年間保存ができ、保存期間も５年ほど残っていることから、今回は保健・福祉会館の生理用品を活用することといたしました。 配布窓口における配布状況を十分に分析し、今後の支援につなげてまいりたいと考えております。 私からは以上でございます。 ○議長（伊藤大君） 教育部長。
まず、平成18年度から平成22年度までの５年間でございますが、こちらにつきましては、下館駅南及び下館駅北自転車等駐車場の指定管理委託料として、資料の保存期間が経過しているため、不明という状況でございます。 次に、平成23年度から平成27年度までの５年間、こちらにつきましては166万4,485円です。次に、平成28年度から本年度末までの５年間につきましては187万6,852円でございます。
また，会議録の保存につきましては，現在は平成26年度に制定した公文書の管理に関する指針に従い，事務の創始及び改廃に関する書類のうち重要なものに位置づけ，同年度のものから永久保存としておりますが，それ以前につきましては明確な規定がなかったことから，おおむね３年から５年の保存期間で廃棄処分としております。 ○鴻巣義則議長 19番後藤敦志議員。
はじめに、デジタル化に向けた執行機関における公文書の保管・保存に関する状況と課題についてのお尋ねでございますが、当市における文書の管理につきましては、神栖市文書管理規程に基づき行っており、具体的には、各課の各種事業に関する文書につきましては、保存期間や保存区分等を整理し、会計年度が終了するまでそれぞれ保存することとしており、各課における保存期間を経過した文書につきましては、文書保管庫に集約し、その保存期間
また保存期間、プライバシーの確保など、そういう点ではどのように部長、考えていますか、お伺いします。 ○議長（岩間勝栄君） 政策企画部長。 ◎政策企画部長（岡崎正元君） 確かに議員ご指摘のとおり、そういう管理面の整備が非常に大事なものだと思います。
保存期間も、設置業者からは、保存状態がよければ１か月程度効果が見込めると聞いておりましたが、製品化タグの表示で１～２週間と記載されておりましたので、配布当初は２週間以内の使用をお願いしておりました。なお、製品は時間の経過とともに効果が薄れますので、その後、保健センターでの配布においては、１週間以内での使用を推奨してきたところでございます。
従って，その保存期間というのがありますから，今で言うと１年間は会派室に置いておいてもいいけれども，残りの４年間は議員図書室に保管しなきゃいけないとか，そういった細かいルールがありますので，いま一度，皆さんで確認をしていただいて，そのルールにのっとってやっていただけると非常に助かります。 以上です。 ○梅木 委員長 ありがとうございます。 海老原委員。
しかしながら、備蓄数量、保存期間、保存場所、保存方法など、検討する項目も多く、今後の本市地域防災計画の改定において、一般の備蓄品とあわせて検討していきたいと考えております。また、個人でも備蓄を進めていただくよう、機会があるごとに周知に努めてまいりたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。 ○議長（田中昭一君） 山中祐子君。
前回、平成20年度に改定をいたしましたが、当時、10年前ということでございまして、何月に幾つ発注したかという記録が、保存期間の関係でございません。参考にいたしましたのは、過去５年間の発注量を参考にいたしました。過去５年間は年間で2,800箱の発注をしてまいりました。
ただ保存期間が１年と短いわけですが、賞味期間が近づいたものにつきましては、こども園や保育園等の給食に使うこともできますので、無駄にならず利用ができます。あわせて、哺乳瓶の消毒ができない状況下を考えますと、使い捨て哺乳瓶等をセットで備蓄いただくことを提案申し上げます。離乳食についても必要と考えますので、ご検討いただきたいと思います。
ただし、法令等の保存期間の定めがあるものについては、その法令等の定めるところにより保存をしているところでございます。 以上でございます。 ○議長（仁平正巳君） ２番 小倉ひと美君。 ◆２番（小倉ひと美君） では、そのような文書類はどこに保管されているのでしょうか。 ○議長（仁平正巳君） 高島総務部長。 ◎総務部長（高島健二君） 文書の保管場所についてのご質問でございます。
前回の答弁では、「保存期間が常温で約６か月程度と短いことから、他市町村の導入状況を確認したい」ということでしたが、進捗について、まず、お知らせください。 ○議長（寺岡七郎君） 市民生活部長 篠原新也君。〔市民生活部長 篠原新也君登壇〕 ◎市民生活部長（篠原新也君） 菊地議員の御質問にお答えいたします。 液体ミルクの導入の進捗についてであります。
一方で，現在備蓄している粉ミルクと比較しますと，アレルギー対応液体ミルクであれば価格が約６倍程度割高となること，気温の低い時期だと冷たくなってしまい，液体ミルクを温める必要があること，粉ミルクの１年半の保存期間より短くなり，非アレルギー対応の製品で１年，アレルギー対応の製品で６カ月と保存期間が短くなることも判明したところであります。現在のところ備蓄までは至っておりません。
この基準は、公文書等の管理に関する法律に基づいた施策を進めていく中で、保存期間の満了した公文書が廃棄の対象となる際に、歴史資料として重要な公文書、いわゆる歴史公文書としての評価及び選別を行うために定めたものでございます。